Compliance

1. Filozofia zgodności

Renorma zostało zbudowane na fundamencie transparentności i poszanowania prawa. Compliance — rozumiany jako ścisłe przestrzeganie regulacji prawnych, branżowych standardów i zasad etycznych — jest dla nas nie tylko obowiązkiem, ale fundamentem wiarygodności, którą oferujemy naszym Klientom.

Prowadzimy usługi wyłącznie w sposób legalny, uczciwy i weryfikowalny. Każdy Raport, który dostarczamy, opiera się na obiektywnych danych, a każdy Certyfikat — na rzetelnej analizie, nie deklaracjach.

2. Standardy UOKiK i prawo konsumenckie

Nasze usługi są projektowane i realizowane w pełnej zgodności z wytycznymi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) dotyczącymi opinii konsumenckich. W szczególności:

• Weryfikujemy opinie pod kątem wzorców charakterystycznych dla opinii fałszywych lub kupowanych, zgodnie z Decyzją Omnibus (Dyrektywa EU 2019/2161)
• Nie świadczymy usług polegających na tworzeniu, publikowaniu ani kupowaniu opinii — zajmujemy się wyłącznie ich analizą
• Nasze metody pozyskiwania autentycznych opinii (usługa Stałe Wsparcie) są zgodne z zasadami uczciwej praktyki rynkowej — opierają się na prośbach do faktycznych klientów, bez gratyfikacji finansowej
• Certyfikaty Renorma są wydawane wyłącznie po przeprowadzeniu rzetelnego audytu i nie mogą być przedmiotem manipulacji

3. Zgodność z RODO

Renorma przetwarza dane osobowe wyłącznie w sposób zgodny z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Nasze kluczowe zobowiązania obejmują:

• Minimalizacja danych — zbieramy wyłącznie dane niezbędne do realizacji usługi
• Ograniczenie celu — dane są przetwarzane wyłącznie w celach, dla których zostały zebrane
• Bezpieczeństwo — stosujemy adekwatne techniczne i organizacyjne środki ochrony danych
• Prawa podmiotów — zapewniamy pełną obsługę praw wynikających z RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie, przenoszenie)
• Rejestr czynności — prowadzimy rejestr czynności przetwarzania zgodnie z art. 30 RODO

Dane gromadzone w ramach audytów dotyczą wyłącznie publicznie dostępnych informacji o firmie Klienta. Nie przetwarzamy danych osobowych osób trzecich (np. autorów opinii) w zakresie wykraczającym poza to, co jest konieczne do oceny autentyczności.

4. Transparentność w zakresie AI

Renorma korzysta z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji jako elementu wspierającego analizę. Nasze podejście do AI opiera się na zasadach:

• Wspomaganie, nie zastępowanie — AI stanowi narzędzie analityczne, a ostateczne oceny są weryfikowane przez analityków-ludzi
• Przejrzystość metodologii — Klienci są informowani o roli AI w procesie analizy
• Weryfikacja wyników — wyniki generowane przez AI są zawsze poddawane weryfikacji manualnej przed umieszczeniem w Raporcie
• Brak automatycznych decyzji — żadna decyzja wpływająca bezpośrednio na interesy Klienta nie jest podejmowana w sposób w pełni zautomatyzowany bez udziału człowieka

Stosowane przez nas narzędzia AI są regularnie audytowane pod kątem stronniczości (bias) i dokładności wyników. Renorma aktualizuje swoje metody zgodnie z rozwojem regulacji dotyczących AI, w szczególności Rozporządzenia o Sztucznej Inteligencji (AI Act EU 2024/1689).

5. Etyka świadczonych usług

Renorma zobowiązuje się do przestrzegania następujących zasad etycznych:

• Rzetelność — raporty zawierają wyłącznie fakty i analizy oparte na danych; nie koloryzujemy wyników na korzyść Klienta
• Niezależność — ocena reputacji jest niezależna od oczekiwań Klienta; certyfikat jest wydawany wyłącznie, gdy audyt to uzasadnia
• Legalność — nie realizujemy zleceń mających na celu fałszowanie opinii, ukrywanie prawdziwych informacji lub naruszanie praw osób trzecich
• Poufność — wyniki audytu są objęte tajemnicą zawodową i nie są udostępniane osobom trzecim bez zgody Klienta
• Brak konfliktu interesów — nie świadczymy usług konkurencyjnym podmiotom w tym samym segmencie rynku bez uprzedniego ujawnienia i zgody Klienta

6. Audyt wewnętrzny i kontrola jakości

Renorma stosuje wewnętrzne procedury kontroli jakości zapewniające zgodność z niniejszymi standardami:

• Każdy Raport przed dostarczeniem Klientowi przechodzi weryfikację przez drugiego analityka
• Metody analizy są aktualizowane kwartalnie w odpowiedzi na zmiany algorytmów platform i przepisów prawa
• Reklamacje i zgłoszenia są analizowane w celu doskonalenia procesów
• Pracownicy i współpracownicy przechodzą szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych i etyki zawodowej

7. Zgłaszanie naruszeń

Jeżeli jesteś świadkiem lub ofiarą działania, które Twoim zdaniem narusza standardy Renorma, regulacje prawne lub etykę zawodową, prosimy o zgłoszenie tego faktu:

• E-mail: biuro@renorma.pl — w tytule wpisz „COMPLIANCE"
• Telefon: +48 602 581 411

Każde zgłoszenie jest traktowane poważnie i objęte poufnością. Zobowiązujemy się do odpowiedzi w ciągu 5 dni roboczych. Zgłoszenia w dobrej wierze nie pociągają za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla zgłaszającego.

8. Aktualizacje polityki compliance

Niniejszy dokument jest przeglądany i aktualizowany co najmniej raz w roku oraz każdorazowo w przypadku istotnych zmian w regulacjach prawnych lub standardach branżowych.

Wszystkie aktualizacje są publikowane na stronie renorma.pl/compliance. O istotnych zmianach aktywni Klienci są informowani drogą e-mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie.

Historia zmian dokumentu dostępna jest na życzenie pod adresem biuro@renorma.pl.